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用这些方法来合理利用时间

发布时间:2018-07-20    文字来源:武汉洁瑞仕    点击数:

工作中的你是否总感觉每天时间不够用?其实,时间是公平的,每人每天86400秒。但有人会认为不公平,那是因为自己没有充分利用、合理支配时间。那么笔者统计了一下整理时间的清单,我们一起来看看吧!

合理利用时间

一、学会记录、学会检查

随身携带一本小册子,每次想到要做的马上写下。无须写得详细,能唤起自己记忆便可;每天下班前,把所有明天需要做的事情,依照轻重缓急排列写下,并且定下每项的时间需要,作为明天的工作计划;每周的最后一天做周总结,并检查下周需做的事;督促自己按照每天的工作计划做事,尽量不要脱离计划;不要随便接受一个不可能完成计划的期限;在每一批要做的事里,仍应有先后次序之分,按重要和急迫程度定下次序,逐一完成;对所做的事都预先定下完成时限。

二、正确表述要做的事情

一件事到了预定时限仍未完成,检讨下是否曾有未能预知情况的出现,或者是否自己放缓了思考,或者是因为做法错了;按既定的时限完成任务,能培养出凡事能预知何时完成的能力。如此,别人对你会有很大的信心,并乐意与你交往。

三、凡事只做一次

凡事只做一次,尤其是收到的文件、书信及资料,训练自己只看一遍。培养"凡事只做一次"的决心。这能使自己做事的时候更用心、更周全,因为知道只有一次机会,如此便锻炼出高效率的处事能力;赢得凡事只做一次的声誉,与你交往的人会更认真、更尊敬你,也会因为知道拖延时间无用,而更早与你达成好的协议;有了凡事只做一次的习惯,会大大减少积存待办的事或文件,使自己的自信和能力更强;时间是无从补充的资源,因此,用在每一件事上的时间都应视为一种投资,因而应该要求有合理的回报率。

四、使用技巧,做得更快

利用更加先进的手段去节省时间,提高效率;可以用电话的,不要见面;若手工做比计算机更快,手动吧!

五、减少无用时间支出

把校友会或朋友聚会的次数减半;把没有收获又没有贡献的吃喝聚会取消或者减至每月一次;多年关系但又没有急需联络的人,可以用明信片维持联系,言简意深;积存文件、书信、记录、杂志甚至杂物,只会引起收拾、整理、寻找、堆叠的工作,虚耗时间。问题的起因是购买或存起时没有想清楚是否需要;不要回避必要的工作,主动去找寻它面对它,是省力的方法;拖延会产生压力和焦虑,不要等到了"恰当的一刻"才去做某件事;每天预留1~2小时空白时间去处理突发事件;若无,把预留的时间用在学习或者进修上。

六、学会分析、学会分解

分析每天花多少时间接电话和阅读。前者是否太多?后者是否太少?不要只用一种方式去阅读,应该至少有速读、细读、精读和欣赏四种;对于新闻无须花太多时间去了解或吸收,因为数小时后它便不新了;学会对不够重要的事和人说“不”以把握自己运用时间的主动权;把每一件重大的事分割为几件小事。小事较易控制和完成,因而整件事也会更快完成。

七、选择好环境、利用好环境

每天进行20分钟的运动,保持身体健康和头脑清醒敏捷;找出自己的生理节律--什么时候适宜思考、做决定,把重要的工作安排在那段时间;凡是"等待"的时间都可以利用,例如等待乘车、等待别人等。一般人每天可以有2~3小时之多的"等待时间";很多不用细读的文件、邮件及文章都可以随身携带,利用"等待时间"去做速读。

八、只做重要的事情

检讨一下每天我们做了多少不重要又不急迫的事情。尽量做重要而不急迫的事,例如学习、策划工作、促进健康等,它们才是使我们成功的事;所有需要一段时间完成的事,都先定下目标,而且在过程中不断检讨是否越来越接近目标;分析自己的强项和弱点:如何再提高强项的发挥?怎样消除弱点给自己设置的障碍?

九、停下来问一问

做了而没有效果,应先停下来和别人商量一下再继续下去;可以用笔记下的,不要只用脑去记。

十、想清楚再去做

每次说话前,先想一想,如何只用两句话说出你的意思。练习一段时间,你会发觉自己说话的能力大大进步,不再冗长而且意思松散;说话时先说出你的结论,若大家同意,便可继续下去;若有人不明白或者不同意,你才有需要做出解释或说明;永远不要在还未清楚了解任务时便接受或离开;与所有人打交道时,先明白对方的需要和限制;与人打交道时,找出"三赢"的方法是快的解决方法。

十一、提升工作效率

开会时第一个到会;凡有会议,必须先确定时限、议程及每一部分的预定时间。

十二、相信总会有更好的办法

在晚上睡觉前的一个小时里,不想、不做与工作有关的事,这样能使睡眠质量更好;学习自我催眠、瑜珈或静坐,这能帮助一个人保持更平静的心境、更清晰的头脑;有情绪时喝水及做运动,从不在情绪控制自己的时候说话或做决定;相信总有更好的办法!

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